How the California Apostille Process Works

Getting an apostille in California follows a specific legal process.
The steps depend on the type of document, where it was issued, and whether it needs notarization or a certified copy.

Below is a clear overview so you know what to expect before starting.

Step 1: Identify Your Document

Determine whether your document is a vital record (birth, marriage, death certificate), court order, corporate filing, power of attorney, or personal notarized statement.

Step 2: Verify California Jurisdiction

The apostille must be issued by the state where the document originated. California can only apostille documents signed by California public officials or certified by a commissioned California notary public.

Step 3: Ensure Certified Records or Proper Notarization

Vital records must be official certified copies issued by the County Clerk/Recorder or State Department of Public Health. All other documents require compliant California notarization (including mandatory statutory boxed notices under Cal. Civ. Code § 1189 or Gov. Code § 8202).

• Pre-Check Audit: Confirm your notary certificate formatting before mailing at verify.californiaapostille.us.

Step 4: Submit Your Request to Apostille Help

Skip confusing state forms, appointment backlogs, and submission queues:

1. Submit your order request at californiaapostille.us/order-apostille.

2. Pay the invoice sent upon document review.

3. Mail your originals via tracked courier (FedEx, UPS, USPS Priority) with NO signature required ($100 processing fee applies if signature is required)[cite: 2].

Step 5: Receive Your Completed Apostille

We hand-process your documents directly with the California Secretary of State. Once the apostille certificate is attached, your documents are securely returned via included FedEx 2Day delivery with tracking.

Versión en Español

Paso 1: Identifique su Documento

Determine si su trámite corresponde a un acta del registro civil (nacimiento, matrimonio, defunción), sentencia judicial, documento corporativo, poder notarial o declaración jurada.

Paso 2: Verifique la Jurisdicción de California

La apostilla debe ser emitida por el estado de origen del documento. California solo puede apostillar registros firmados por funcionarios públicos locales o actas certificadas por un notario público con comisión vigente en California.

Paso 3: Obtenga Copias Certificadas o Notarización Conforme

Las actas de estado civil deben ser copias certificadas oficiales emitidas por el Registro del Condado o el Departamento de Salud Pública. Los demás documentos requieren una certificación notarial válida en California con el recuadro reglamentario obligatorio.

• Revisión Previa: Verifique el formato de su certificado notarial en verify.californiaapostille.us antes de realizar el envío.

Paso 4: Envíe su Solicitud a Apostille Help

Evite filas en ventanillas oficiales y errores de trámite:

1. Inicie su trámite en línea en californiaapostille.us/order-apostille.

2. Realice el pago tras la revisión previa de sus documentos.

3. Envíe sus documentos originales con número de rastreo (FedEx, UPS o USPS Priority) SIN requerir firma de entrega (aplica recargo de $100 USD si requiere firma)[cite: 2].

Paso 5: Reciba su Documento Apostillado

Gestionamos su documento directamente ante la Secretaría de Estado de California. Una vez colocada la apostilla, su documentación se envía de regreso mediante el servicio FedEx 2Day con número de rastreo incluido.

If you don’t know which county issued your document or how to request a certified copy, start with our verified directory.

Directory of California Vital Records – Complete Edition

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